55. O que é esse tal de PDF ?

Todo usuário de computador já precisou abrir algum arquivo PDF uma vez na vida, porém pouca gente sabe o que realmente ele é ou para que foi criado e acaba utilizando-o de maneira equivocada.

Um pouco de história

O formato PDF (Portable Document Format) foi criado em 1993 pela Adobe Systems, com sede na Califórnia, com o objetivo de exibir e compartilhar documentos contendo qualquer tipo de material (links, botões, campos de formulário, áudio, vídeo, textos, gráficos, tabelas, imagens, etc.) de forma independente de software, hardware ou sistema operacional empregado, mantendo a formatação original e possibilitando controlar alguns atributos lógicos do arquivo gerado, tais como: a leitura, edição, gravação e impressão.

A grande jogada da Adobe, à época, foi disponibilizar um programa gratuito que pudesse ler o formato PDF e que desde então, tornou-se um padrão de mercado utilizado em praticamente todos os dispositivos digitais, computadores, tablets, smartphones entre outros. Surgia assim o famoso Adobe Reader, que é um leitor de arquivos PDF, não gerador. A propósito, o programa que de fato cria os arquivos PDF nativamente é o Adobe Acrobat, que na sua versão de assinatura mais econômica custa atualmente R$ 55,00 por mês.

Claro, nesse longo período surgiram dezenas de outros programas sob licença da Adobe (pagos e gratuitos) que têm a mesma função de simplesmente ler ou criar o formato PDF. Atualmente o formato PDF é um padrão aberto mantido pela International Organization for Standardization (ISO), o que significa que qualquer pessoa pode escrever aplicativos que leiam ou escrevam neste padrão.

Os arquivos PDF são frequentemente usados em documentos fiscais, extratos bancários e outros formulários que precisam que o usuário preencha dados. Além disso, praticamente todo manual de qualquer tipo de aparelho é disponibilizado em formato PDF no site da empresa. Até as contas digitais de muitas prestadoras de serviços (como Comgas, Claro, etc.) são enviadas por e-mail em formato PDF com senha para sua leitura.

Converter em PDF não é o mesmo que criar um arquivo PDF

Já foi o tempo que se acreditava que ao “transformar” um arquivo em PDF estaríamos protegendo o conteúdo do mesmo contra alterações indesejadas. Hoje em dia, existem inúmeros programas que permitem a leitura de um arquivo PDF para completa edição. Para converter um documento qualquer em formato PDF podemos utilizar vários métodos distintos. Citarei pelo menos 3 deles:

1º) pelo próprio Windows 10: a opção tornou-se nativa do próprio sistema operacional, ou seja, independe do aplicativo em uso. Para tanto, basta selecionar e enviar o documento para uma impressora virtual que aparece dentro do comando Arquivo/Imprimir/Microsoft Print to PDF presente na maioria dos aplicativos. Considero esta a pior alternativa, pois gera um arquivo cujo tamanho pode ser 30x maior que o arquivo original, incorporando parâmetros ou codificação específica para impressão posterior. A rigor, só deveria ser usada para simular uma impressão quando não dispomos de uma ou quando a impressora física está quebrada ou sem tinta. Também pode ser uma solução para enviar o arquivo exclusivamente para impressão por terceiros, por exemplo numa gráfica especializada.

2º) online pela Internet: existem vários sites que oferecem o serviço, gratuito ou não, de conversão de um documento em formato PDF. Tudo que temos a fazer é o upload do documento, aguardar a conversão e finalmente fazer o download do arquivo já convertido. Aqui, a desvantagem é o tempo de execução e em muitos casos, dependendo da quantidade e tamanho dos arquivos a serem convertidos, o serviço requer uma assinatura paga.

3º) via aplicativo em uso: utilizando o comando Arquivo/Exportar/Criar Documento PDF/XPS e Publicar, que está disponível no Microsoft Office desde a versão 2007 (em outros aplicativos pode ser um pouco diferente). Na minha opinião esse é o melhor método de converter um documento em PDF, garantindo quase 100% da sua formatação original.

Agora, falando de criar (não converter) um arquivo PDF, entra em cena o Adobe Acrobat que de fato oferece todos os recursos inerentes ao formato, quais sejam: permitir ou negar modificações, gravações, impressões ou exigir uma senha para a abertura do arquivo.

Dica: Uma forma de também criar material em formato PDF é digitalizar documentos e/ou imagens através da sua impressora multifuncional. É muito comum e prático fazer com que todas as páginas digitalizadas componham um único arquivo PDF.

Apenas como informação, existem vários padrões de PDF para usos específicos e que atendem a norma ISO-19005 e ISO-32000 (atualmente em desenvolvimento) para transmissão de documentos eletrônicos, como o PDF/A, o PDF/E e o PDF/X.

Conclusão e Sugestões

Apesar da “universalidade” do formato PDF, dada a enorme variedade de dispositivos /sistemas /softwares existentes e até do grau de conhecimento técnico das pessoas, é praticamente impossível evitar que numa situação muito particular de transferência de um arquivo PDF, ocorra algum tipo de “erro” ou incompatibilidade entre os programas utilizados pelo emissor e o receptor. Contudo, podemos minimizar a ocorrência desses fatos adotando algumas recomendações /sugestões:

• Quando o arquivo ainda exigir alguma revisão, evite convertê-lo em PDF. Assim, o revisor não perderá tempo reconvertendo o documento no formato original para edição. O melhor a fazer é enviar o próprio documento sem qualquer tipo de conversão (por exemplo no formato DOCX do Word). Uma vez finalizado, entenda-se já revisado por todos os envolvidos, podemos convertê-lo em PDF. Naturalmente o destinatário deve possuir o mesmo programa (ou similar) para poder fazer as alterações necessárias.
  

• Ao converter o documento já revisado em PDF, dê preferência ao 3º método citado acima (via aplicativo em uso). De fato, é um pouco mais seguro enviar um documento convertido em PDF do que no formato original, podendo ser lido e impresso em qualquer plataforma (inclusive em smartphones e tablets), não exigindo que o destinatário possua o mesmo programa utilizado para criar o material.
  

Obs.: Ainda podem existir usuários que não possuem nenhum programa, associado ao Windows, que seja capaz de abrir um arquivo em formato PDF. Nesse caso, poderia ser dada uma simples orientação para que baixem o programa gratuito Adobe Reader diretamente do site da Adobe: get.adobe.com/br/reader.